Blog

Hoe je overzicht behoudt met online en offline bestanden

Hoe je overzicht behoudt met online en offline bestanden

Of het nou gaat om het bijhouden van projecten of een uitgebreide managementrapportage – documenten zijn een belangrijk onderdeel van de meeste organisaties. Vreemd dus eigenlijk, dat medewerkers vaak (te) veel kwijt zijn aan het zoeken van de juiste bestanden. Dat kan beter.

post_content_circle_shape

Het probleem met documenten

Het beheer van onze documenten en bestanden is vaak slecht georganiseerd en dus niet efficiënt. Er zijn regelmatig meerdere versies van hetzelfde document in omloop, waardoor je al snel in een verouderde versie werkt. Daarnaast zit je soms uren aan iets te werken wat je later niet meer terug kan vinden of, nog erger, niet meer bestaat vanwege een vastgelopen laptop.

Kuren met je bestanden zorgen in het meest gunstige geval alleen voor tijdverspilling, maar er zijn natuurlijk grotere risico’s. Want wat als iemand een grote beslissing neemt op basis van een verouderd document? En wat als je belangrijke klantgegevens niet kunt terugvinden? Er zijn nog te veel bedrijven die hun documenten niet op orde hebben en daardoor in de problemen (kunnen) komen.

Gebrek aan overzicht

Er zijn eigenlijk gewoon te veel mogelijkheden om je bestanden op te slaan: OneDrive, SharePoint en andere clouddiensten, netwerkschijven en natuurlijk lokale harde schijven. Daarnaast zijn er veel mensen die hun bestanden ook nog eens naar zichzelf mailen of diensten als Dropbox gebruiken. Al die mogelijkheden zorgen voor uitgebreide keuze, maar vooral ook voor gebrek aan overzicht.

We gaan in dit artikel wat dieper in op de problemen die veel organisaties hebben met het organiseren van documenten en hoe die problemen verholpen zouden kunnen worden. We focussen daarbij vooral op het samenbrengen van online en offline documenten.

Samenbrengen is lastiger dan je denkt

Het klinkt misschien redelijk eenvoudig, maar er komt meer kijken bij goed documentmanagement dan je denkt. Vooral als er gebruik wordt gemaakt van zowel netwerkschijven als cloudopslag.

1.   Het vinden van documenten

2.   De juiste versie

3.   Altijd en overal toegang

4.   Overgang naar de cloud

5.   Complexiteit en kosten

6.   Weerstand van medewerkers

7.   Oude gewoontes

Waarom online en offline bestanden samenvoegen?

1.   Documenten zijn beter vindbaar

2.   Het is minder risicovol

3.   Een verbeterde werknemerservaring

4.   Eenvoudige transitie naar de cloud

5.   Het is goedkoper

Combineren met Startportaal

Als alle documenten gecombineerd worden in een intuïtieve interface worden er veel uitdagingen weggenomen en wordt de werknemerservaring verbeterd. We horen vaak dat het documentbeheer binnen Startportaal één van de favoriete features is binnen de online werkplek.

Aan de achterkant gebeurt er veel, maar het principe is aan de voorkant redelijk simpel: Startportaal brengt al je documenten samen in één documentmanagementsysteem. Het maakt niet uit waar ze zijn opgeslagen. Ook de cloudopties van Microsoft (OneDrive en SharePoint) worden hierin gewoon meegenomen. Dit maakt het ook mogelijk dat documentbibliotheken worden gekoppeld aan de ruimtes van Microsoft-teams die in onderliggender SharePoint-bibliotheken zijn opgeslagen.

Zo krijgen medewerkers al hun documenten in een intuïtief overzicht dat altijd en overal te bereiken is. Omdat mensen snel terugvallen in hun oude gewoontes is het van belang om het gebruik van de cloud-opslagopties te stimuleren. Anders blijven medewerkers de oude netwerkschijven gebruiken en wordt het daadwerkelijk overstappen een lang proces. Het DMS van Startportaal maakt het enorm gemakkelijk om de bestanden in de cloud te vinden. Het gemak waar mee gewerkt kan worden zorgt ervoor dat medewerkers minder snel geneigd zijn om op de oude manier te blijven werken.

Gebruik Startportaal voor een simpele transitie

Steeds meer bedrijven stappen over naar de cloud omdat het een groot aantal voordelen biedt. Een pijnpunt in die transitie is dat het overzetten van documenten de medewerkers kan storen – zij werken tenslotte dagelijks met die bestanden.

Het samenbrengen van offline en cloudbestanden kan hierin een uitkomst betekenen. Ten eerste natuurlijk omdat het zorgt voor overzicht bij de medewerkers, maar vooral ook omdat het betekent dat je bestanden gefaseerd kunt overzetten zonder dat de medewerkers er last van hebben. Naadloos dus!

Oftewel: met het documentmanagementsysteem van Startportaal bied je jouw medewerkers een fijnere ervaring, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de risico’s en breng je jouw organisatie naar 2022. Interesse? Vraag dan gratis een vrijblijvende demo aan!